6 tips: hoe jij als zorgprofessional de beste wordt in rapporteren en overdrachten!

Hoe rapporteer je en doe je overdrachten?

Als zorgprofessionals kennen we het allemaal: rapporteren en overdracht doen. Dit is het proces waarbij je de belangrijkste informatie over de dag van een cliënt vastlegt, waarna je aan het einde van jouw dienst gerust de cliënt over kan dragen aan de volgende zorgverlener. Voor de continuïteit en kwaliteit van de zorg is het van groot belang dat dit op de juiste manier gebeurt. Zeker als flexibele zorgmedewerker kan het soms lastig zijn om je werk goed te doen als er geen goede overdracht is geweest. Daarom geven wij jou 6 verbetertips om zelf de beste in overdrachten en rapporteren te worden!

1. Zorg vóór de dienst begint voor de inloggegevens van het zorgplan, zodat je gelijk aan de slag kan als je bij je dienst aan komt.

2. Lees het dossier aandachtig door, zodat je weet wat er afgesproken is en waar een cliënt recht op heeft.

3. Rapporteer zelf op de juiste manier, zodat er later geen onduidelijkheden ontstaan.

4. Stel rapporteren niet uit, doe het direct. Dat voorkomt dat je iets vergeet of dat anderen denken dat je onzorgvuldig bent.

5. Bij een mondelinge overdracht is het verstandig om mee te schrijven, zodat je de informatie beter kan onthouden én altijd even terug kan kijken.

6. Loop altijd zorgvuldig de laatste ronde om over te dragen, zodat anderen weten hoe de cliënten achter zijn gelaten en jijzelf met een gerust hart naar huis kan.

Lees vooral verder voor meer informatie over deze 6 belangrijke tips.

Tip 1: Weet vóór de dienst begint de inloggegevens van het zorgplan.

Je bent vast bekend met het zorgplan. Vroeger stonden alle zorg gerelateerde gegevens van cliënten in een papieren map, waarin omschreven werd wat de desbetreffende zorg inhield. Vanwege de komst van strengere privacy regels, mag niet iedereen meer alles lezen. Daarom is het zorgplan geïntroduceerd: een digitale map waar precies instaat wat jij moet weten over de cliënt.

Meestal is voor jou als flexibel zorgmedewerker de inlog voor het zorgplan geregeld en kan je die vinden in de Zorgwerk app. Het kan ook zijn dat je daarover een mail van de opdrachtgever of van ons krijgt. Het handigste is dus om deze vóór je dienst al op te zoeken en in te loggen. Het is namelijk fijn en belangrijk voor jou én de client dat je lekker gelijk aan de slag kan als je bij je dienst aan komt. Een andere mogelijkheid is de looplijst, waarin precies staat wat je moet doen per cliënt. Is het toch niet helemaal duidelijk? Vraag het gelijk bij de start van je dienst bij de verantwoordelijke teamleider.

Tip 2: Lees het dossier aandachtig door.

Zoals hierboven omschreven staat, is het dus van groot belang dat je weet wat je moet doen. Met duidelijk begrip van het zorgplan kan jij zo goed mogelijke zorg verlenen, omdat je weet wat er afgesproken is en waar een cliënt recht op heeft. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten dat er een cliënt uit bed gevallen is met een hoofdwond als gevolg. Of bijvoorbeeld dat een cliënt vanwege medische redenen niet uit bed mag. Het is dus essentieel dat je de tijd neemt om het dossier goed door te lezen. Mocht er dan nog steeds iets niet duidelijk zijn, kan je dit ook altijd vragen aan de verantwoordelijke verpleegkundige.

Tip 3: Rapporteer zelf op de juiste manier.

Net zoals jij graag een duidelijk en volledig dossier wilt ontvangen aan het begin van je dienst, willen de zorgmedewerkers ná jou dit ook. Daarom is het extra belangrijk om zelf ook op de juiste manier de belangrijke informatie te rapporteren. Dit kan je bereiken door duidelijk, beknopt en leesbaar te schrijven. Vermijd dus vage woorden zoals ‘vaak’ of ‘te weinig’ en gebruik concrete termen zoals ‘4 keer per dag’ of ‘één keer per maand’. Ook is het belangrijk om alleen feiten te beschrijven en niet je eigen mening te geven. Zo voorkom je dat je onbedoeld een conclusie trekt. Let er ook op dat je de volledig informatie opschrijft, zodat er na jou geen tijd verloren gaat aan navragen. Is er nou niet iets bijzonders gebeurd tijdens jouw shift? Schrijf dan wél wat op, zoals ‘Mevrouw heeft rustig geslapen’ of ‘Zorg verleent volgens zorgplan’. Voor de zorgverleners na jou is dit namelijk ook belangrijk om te weten én dan weet iedereen dat je aan het rapporteren gedacht hebt.

Een bijkomend voordeel van het duidelijk rapporteren is dat eventuele familie ook goed kan nalezen of navragen wat er tijdens die dienst gebeurd is. Zo kunnen zij goed op de hoogte gehouden worden van de geboden zorg. En daar wordt iedereen beter van!

Tip 4: Stel rapporteren niet uit, doe het direct

Dit voorkomt dat je iets vergeet of dat anderen denken dat je onzorgvuldig bent. Als je direct na het bezoek rapporteert (in plaats van thuis), is de verslaglegging nauwkeuriger. Je vergeet niet om überhaupt te rapporteren en belangrijke details zitten nog vers in je geheugen. Het valt daarbij binnen je diensttijd en zorgt ervoor dat je eenmaal thuis ook écht thuis bent. Je hoeft dan niet meer met rapportages bezig te zijn. Een ander voordeel is dat je niet onnodig de indruk wekt dat je minder uren maakt.

Tip 5: Bij een mondelinge overdracht is het verstandig om mee te schrijven.

Het kan wel eens gebeuren dat jij in plaats van schriftelijk een mondelinge overdracht krijgt. Hierbij vertelt een vaste zorgmedewerker jou de belangrijkste informatie over de cliënt. Een tip is om tijdens deze mondelinge overdracht kort mee te schrijven, zodat je in een paar zinnen de belangrijkste informatie op papier hebt. Zo zal je merken dat je de informatie beter kan onthouden én juist tijdens je dienst even snel kan terugkijken. Het is ook goed om de naam van deze collega op te schrijven. Mocht het dan nodig zijn om informatie terug te zoeken, dan kan je altijd even terughalen van wie je het gekregen hebt.

Tip 6: Loop altijd zorgvuldig de laatste ronde om over te dragen.

Een laatste ronde lopen hoort bij het einde van jouw dienst. Het is misschien wel de belangrijkste tip om dit heel secuur te doen en alles goed te rapporteren, zodat anderen weten hoe de cliënten er aan toe waren aan het einde van jouw dienst. Als voorbeeld: stel je voor dat je een nachtdienst hebt. Jij hebt zorgvuldig jouw laatste ronde gelopen en rapporteert dat jij jouw cliënten slapend in bed achter hebt gelaten. Mocht er dan een melding komen dat er een cliënt ’s nachts uit bed gevallen is, dan hoef jij daar niet verantwoordelijk voor te zijn. Dit is namelijk ná jouw nachtdienst gebeurd.

Om dus zelf met een gerust hart naar huis te kunnen gaan, is het goed rapporteren na een laatste ronde dus super belangrijk!

Vragen?

Bij Zorgwerk staan wij graag voor jou klaar. Bij vragen over rapporteren en overdrachten kan je altijd zoeken in het helpcenter of contact opnemen met onze callcenter. Met bovenstaande tips hopen we jou meer te hebben geïnformeerd om de allerbeste te worden in het rapporteren en overdracht doen!